Vernieuwde versie geregistreerd kassasysteem

GKS 2.0: wat verandert er voor jouw horecazaak?

De Belgische horeca schakelt over naar een vernieuwde versie van het geregistreerd kassasysteem (GKS 2.0), ook bekend als de witte kassa. Deze modernisering brengt technische veranderingen met zich mee. Als horecaondernemer bereid je je dus best tijdig voor op de overstap.

GKS 1.0 versus GKS 2.0: de belangrijkste verschillen

Bij het huidige GKS 1.0 werken de kassa, de fiscale datamodule (FDM of ‘black box’) en de VAT Signing Card samen. Met GKS 2.0 verandert de technische werking van het systeem en wordt de communicatie tussen de kassa en de fiscale datamodule gemoderniseerd.

De gegevens van de kastickets worden online doorgestuurd naar de FOD Financiën. Daardoor kan de administratie gerichter controleren op basis van beschikbare gegevens, met mogelijk minder controles ter plaatse.

Daarnaast biedt GKS 2.0 nieuwe mogelijkheden, zoals digitale btw-kastickets en het opvragen van een kopie van een ticket. Zowel de kassasoftware als de fiscale datamodule moeten voldoen aan de nieuwe certificatievereisten.

Wat betekent dit concreet voor jouw zaak? Neem contact op met je kassaleverancier en laat nagaan of je huidige systeem kan worden aangepast of dat een vervanging nodig is.

Tegen wanneer moet je overstappen?

Sinds 1 juli 2026 moeten nieuwe horecazaken die onder de GKS-verplichting vallen, starten met GKS 2.0. Voor bestaande gebruikers geldt een gefaseerde overgang, afhankelijk van de aankoopdatum van de huidige kassa.

• Kassa aangekocht vóór 1 januari 2018: overstappen uiterlijk op 1 juli 2027.
• Kassa aangekocht tussen 1 januari 2018 en 31 december 2021: overstappen uiterlijk op 1 juli 2028.
• Kassa aangekocht vanaf 1 januari 2022: overstappen uiterlijk op 1 januari 2029.

Heb je meerdere kassa’s? De toepasselijke deadline wordt bepaald op basis van de meest recente kassa die bij de FOD Financiën bekend is. Je kunt de deadline voor jouw onderneming controleren via de e-service GKS.

Vergeet de mogelijke investeringsaftrek niet

Investeringen in digitale vaste activa kunnen onder bepaalde voorwaarden in aanmerking komen voor een verhoogde basisaftrek van 20%. Of de aankoop van jouw kassasysteem en fiscale datamodule hiervoor in aanmerking komt, hangt af van de toepasselijke voorwaarden. Bij cloud- en abonnementsformules is een afzonderlijke beoordeling nodig.

Bereid je tijdig voor

Wacht niet tot de uiterste deadline om actie te ondernemen. Neem contact op met je kassaleverancier, controleer welke aanpassingen nodig zijn en plan de overstap en eventuele opleiding van je medewerkers tijdig in.

Neem gerust contact op met je dossierbeheerder als je vragen hebt over de fiscale en boekhoudkundige aandachtspunten van GKS 2.0.

Meer informatie kan je alvast terugvinden op www.geregistreerdkassasysteem.be.